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【例文付き】教授に伝わるメールの書き方!

こんにちは、市川です。

さて、大学生になると、教授にメールをしなければならないシーンが出てくるかと思います。私の場合、わからないことがあったときや、相談したいことがあったときに質問したり、アポイントメントをとったりするためにメールを送ります。しかし、教授にどのようにメールを送るのか、戸惑う人も多いのではないでしょうか?そこで、この記事では、例文を用いて教授に対してメールを送るうえで気を付けておきたい点を紹介していきます。

【例文】教授への質問メール

以下は講義でわからないことがあったときに、メールで質問するときの例文です。

それでは、どのような点に注意してメールを書けばよいのかを見ていきましょう!

ポイント①:大学のメールアドレスを使用する!

教授へメールを送るときは、基本的には大学のメールアドレスを使用するようにしましょう。GmailやYahoo!メールなどのフリーメールや携帯メールでは送り主の身元が分かりにくいので、教授から指示がない限りは避けるほうが無難でしょう。

ポイント②:件名は簡潔に!

教授は毎日、非常に多くのメールを受信しています。その中には、迷惑メールも多かれ少なかれ含まれています。そのため、件名がないと、迷惑メールだと判断され、開かれずに削除されてしまいます。ですので、件名は絶対に忘れないようにしましょう。また、抽象的な件名もNGです。件名はできるだけ具体的、かつ簡潔に書くようにしましょう。(授業名、相談内容など。自分の所属・名前を入れると、より気づいてもらいやすくなりますが、件名が長くなるようであれば省略しても大丈夫です。)

ポイント③:冒頭の宛名、自己紹介を忘れずに!

メールの最初には宛名を入れるようにしましょう。宛名を忘れると失礼になります。また、初めに送るメールでは宛名はフルネームで書くようにしておくほうが良いです。なお、敬称は先生にしておくのがいいでしょう。(大学教員は教授のほかに准教授、講師、助教もいるため)

ポイント④:あいさつ文も忘れずに!

日常生活では人に話しかけるときは「こんにちは」とあいさつしますよね。それと同様に、メールでも宛名の後にあいさつ文を入れます。「こんにちは」が一番使いやすいです。ほかには、初めてメールを送る先生なら「はじめまして」、既に面識のある先生なら「お世話になっております」、などといったあいさつも使えます。長々としたあいさつ文はメールでは不要です。また、あいさつ文の後には、自分の所属と氏名を名乗ることを忘れないようにしましょう。

ポイント⑤:本文は具体的に!

いざ、本文です。本文はなるべく具体的に書きましょう。そうでないと、何を言いたいのかが伝わらなくなってしまいます。必要に応じて句読点や改行、箇条書きなども活用すると伝わりやすくなります。また、敬語の使い方についても注意しましょう。(尊敬語と謙譲語を間違っていないか、二重敬語になっていないか、など)

ポイント⑥:締めの言葉もきちんと!

メールを送るということは、教授に読む時間を割いてもらうことになります。そのため、締めの言葉として、お礼の言葉を入れるようにしましょう。また、返信が必要な内容であれば、その旨を入れるのもありです。

ポイント⑦:最後の署名は必須!

メールの最後には、たとえ最初に名乗ったとしても、最後にもう一度自分の所属と氏名を名乗るようにしましょう。これがないと誰がメールを書いたのかがわからなくなります。また、相手が連絡を取りやすくなるように連絡先(電話番号、メールアドレスなど)を書くのも忘れずに。メールソフトには署名文を自動で挿入する機能がありますので、それも活用しましょう。

最後に

メールのマナーはややこしいように感じても、慣れればさほど難しくありません。大切なのはわかりやすいメールを書くことです。そのことを忘れなければ大丈夫!
春から大学生活を始める皆さんの参考になれば幸いです。

(京都工芸繊維大学 工芸科学部 市川 峻)

 

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