【大学生必見】例文付き：大学教授へのメールの書き方ポイント8選

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教授へのメール、正しく書けていますか？
大学生になると、教授にメールをしなければならないシーンが出てくるかと思います。しかし、教授にどのようにメールを送るのか、戸惑う人も多いのではないでしょうか？そこで、この記事では、例文を用いて教授に対してメールを送るうえで気を付けておきたい点を紹介していきます。

【例文】講義の欠席連絡のメール

以下は講義を欠席するときに、メールを送るときの例文です。

From:○○（student@university.ac.jp）
To:○○教授（professor@university.ac.jp）
件名：月曜1限「○○（講義名）」の欠席の連絡（○○学部　○○　○○）

○○　○○先生

いつもご指導いただきありがとうございます。

月曜の１限の講義を受講しております○○大学○○学部○○学科の○○　○○（学籍番号：0123456789）と申します。

このたび、体調不良のため○月○日の講義を欠席させていただきます。

大変申し訳ございませんが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科
氏名
学籍番号
E-mail: student@university.ac.jp
―――――――――――――――――――――――――――――――
それでは、どのような点に注意してメールを書けばよいのかを見ていきましょう！

ポイント①：大学のメールアドレスを使用する！

教授へメールを送るときは、基本的には大学のメールアドレスを使用するようにしましょう。GmailやYahoo！メールなどのフリーメールや携帯メールでは送り主の身元が分かりにくいので、教授から指示がない限りは避けるほうが無難でしょう。

ポイント②：件名は簡潔に！

教授は毎日多くのメールを受信しています。その中には、迷惑メールも含まれています。件名がないと、迷惑メールだと判断され、開かれずに削除されてしまうかもしれません。件名は必須と考え、忘れずに書くようにしましょう。また、抽象的な件名もNGです。できるだけ具体的、かつ簡潔に書くようにしましょう。（授業名、相談内容など。自分の所属・名前を入れると、より気づいてもらいやすくなりますが、件名が長くなるようであれば省略しても大丈夫です。）

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件名：例
・月曜1限「○○（講義名）」の欠席の連絡（○○学部　○○　○○）
・「○○（講義名）」レポート提出遅延についてのご相談（○○学部　○○　○○）
・「○○（講義名）」授業に関する質問（○○学部　○○　○○）

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ポイント③：冒頭の宛名、自己紹介を忘れずに！

メールの最初には相手の宛名を入れるようにしましょう。宛名を忘れると失礼になります。また、初回に送るメールでは宛名はフルネームで書きましょう。なお、敬称は先生にしておくのがいいでしょう。（大学教員は教授のほかに准教授、講師、助教もいるため）宛名の後に、自分の所属と名前を入れます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○　○○先生
月曜の１限の講義を受講しております○○大学○○学部○○学科の○○　○○（学籍番号：0123456789）と申します。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

ポイント④：本文は具体的に！1行の文字数を意識して改行

本文はなるべく具体的にわかりやすく書きましょう。一文に複数の内容を詰め込みすぎると、内容を理解するのに時間がかかり迷惑になってしまいます。

必要に応じて句読点や改行、箇条書きなども活用するし、相手に伝わりやすい工夫を心がけましょう。

また、メールを読む端末がパソコンかスマホかに関わらず、適度に改行する方が読みやすさが向上し、忙しい教授への配慮にも繋がります。具体的には、1行当たり全角20〜30字程度を目安にすると良いでしょう。段落ごとに空白行を入れるのも忘れずに。

例）
◯
先日提出いたしました論文について、
ご確認いただき、誠にありがとうございました。

アドバイスを参考に修正しましたので
お手数ですが、再度ご確認いただけると幸いです。

×
先日提出いたしました論文について、ご確認いただき、誠にありがとうございました。アドバイスを参考に修正しましたのでお手数ですが、再度ご確認いただけると幸いです。

また、敬語の使い方についても注意しましょう。（尊敬語と謙譲語を間違っていないか、二重敬語になっていないか、など）

敬語の使い方例
•「ご多忙のところ失礼いたします」
→ 〇「お忙しいところ失礼します」

•「ご教授賜りたく存じます」
→ 〇「ご教示いただけると幸いです」

•「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」
→ 〇「ご確認いただければ幸いです」

ポイント⑤：締めの言葉もきちんと！

メールを送るということは、教授に読む時間を割いてもらうことになります。そのため、締めの言葉として、お礼の言葉を入れるようにしましょう。また、返信が必要な内容であれば、その旨もきちんと伝えましょう。

返信が必要な内容の例文
・お手数をおかけしますが、ご確認のうえご返信いただけますと幸いです。
・面談のご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
・ご確認後、問題なければご返信は不要です。
・内容に不備がありましたらお知らせいただけますと幸いです。
・ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

お礼の言葉の例文
・ご多忙の中ご対応いただき、誠にありがとうございました。
・丁寧にご指導いただき、心より感謝申し上げます。
・お忙しいところご確認いただき、ありがとうございます。
・ご助言を参考にさせていただきます。今後ともよろしくお願いいたします。
・ご返信いただきありがとうございました。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。